承認プロセスと検証ルールの違いとは？ミスを防ぐ基本機能を解説

承認プロセスと検証ルールの違いとは？

Salesforceを使っていて、「この入力でほんとに大丈夫？」とか、「上司の確認ってちゃんとできてる？」と思ったこと、ありませんか？

そんなときに役立つのが 承認プロセス と 検証ルール です。

どちらもミスや漏れを防ぐための仕組みですが、その役割はまったく違います。
今回はその違いと使い分けについて、私の経験も交えながらお話しします。

まずは 検証ルール（Validation Rule） から。
これは 入力ミスやルール違反があったら保存をブロックする機能です。

たとえば、「商談の金額がゼロなのにフェーズが「受注」にされている」なんてこと、ありますよね。それって不自然なので、検証ルールを設定しておけば、その条件では保存できないようにできるんです。

つまり、検証ルールは入力時点でのデータの正しさをチェックしてくれる頼れる見張り役。
しかもリアルタイムで反応するから、ユーザーにも分かりやすいのです。

一方の 承認プロセス（Approval Process） は、ある条件のときに上司などの承認が必要になる流れを自動化する機能です。

たとえば、「割引率が20％以上の商談はマネージャーの承認が必要」みたいなルール、よくありますよね。
これを手動で確認していたら抜け漏れが起きがち。でも、承認プロセスを設定しておけば、該当条件になったときに自動で申請が飛んで、上司はメールやSalesforce上でポチッと承認するだけ。

申請の記録も残り、何より 誰が承認したか・いつ承認されたか が見えるので、内部統制にもバッチリ対応できます。

ここまで読んで「結局どう違うの？」と思った方のために、簡単に比較してみました。