プロファイルと権限セット、権限セットグループの違いについて

プロファイルと権限セットの違いとは？今どきのSalesforceユーザー管理

Salesforceの設定をしていると「このユーザーにはどこまで操作させていいかな？」と悩むことはありませんか？

昔は「プロファイル」でガッチリ管理するのが主流だったのですが、最近では「権限セット」や「権限セットグループ」をうまく使うのがベストプラクティスとなっています。

今回は、そんなユーザー権限管理の基本と、今どきの考え方を分かりやすくまとめてみました。

プロファイルは、ユーザーがSalesforceで何を「できるか／できないか」を決める基本の設定です。
たとえば、

といった操作範囲をまとめて管理するのがプロファイルです。

ただ、最近のSalesforceでは「プロファイルにはログインやタイムゾーンなど最低限の設定だけを持たせて、権限は権限セットで管理しよう」という流れになっています。

理由は、プロファイルだと細かい制御が難しく、ユーザーごとの調整がやりにくいからです。

権限セットは、ユーザーに追加で特定の機能やアクセスを与える仕組みです。

たとえば、「一部の営業だけがダッシュボードを編集できるようにしたい」とか「特定チームにだけオブジェクトの削除権限をつけたい」といった場合、権限セットを使えば対応できます。

ポイントはユーザーごとに柔軟に追加できるということ。
プロファイルのように「1ユーザー＝1つ」と決まっていないので、組み合わせが自由なのです。

権限セットグループは、複数の権限セットをひとまとめにして、管理を楽にする仕組みです。

大規模な組織になると「このロールにはこの5つの権限セットを毎回付ける…」なんてことが多くなりますよね。

そんなときに権限セットグループを使えば、一括で付与・管理・取り消しができるのでとても効率的です。

Salesforce公式でも推奨されている管理方法は、以下のような考え方です。

この方針なら、「異動したら権限セットグループを変えるだけ」「追加業務があったら権限セットを付け足すだけ」のように柔軟に対応できます。
▶️ システム管理者のユーザ管理のベストプラクティス – Salesforce システム管理者

項目	プロファイル	権限セット	権限セットグループ
主な役割	基本的な環境設定	個別の機能・アクセス追加	権限セットのまとめ管理
付与単位	ユーザー1人に1つだけ	複数付与可能	1つのグループを付与
柔軟性	低い	高い	非常に高い