プロファイルと権限セットの違いについて

はじめに

今回はSalesforceでユーザーの操作権限を管理するうえでとても大切な「プロファイル」と「権限セット」の違いについて、実務イメージを交えながら分かりやすくお話しします。

現在のユーザー管理のベストプラクティスは、権限セットと権限セットグループを中心にした管理方法となっています。
最新のユーザー管理方法を知りたい方は以下の記事をご覧ください。
▶️ プロファイルと権限セット、権限セットグループの違いについて

プロファイルとは？

プロファイルは、Salesforceユーザーができること・見られるものを基本的に制限する「土台」のようなものです。

例えば「営業部」のプロファイルでは、商談やリードの作成・編集ができても、サポート部門で使う「ケース」オブジェクトにはアクセスできない、というように、部門や役割ごとに基本的な操作範囲を決めておくことができます。

プロファイルで制御できる主な内容：

• 使用できるオブジェクト（例：取引先、商談など）
• 各オブジェクトに対する操作権限（作成・編集・削除など）
• 使用できるアプリケーションやタブ
• ページレイアウトやレコードタイプの利用範囲

つまり、プロファイルは「ユーザーの基本権限セット」を決める存在なのです。

権限セットとは？

一方、権限セットは、特定のユーザーにあとから「追加で付け足す権限」のようなものです。

例えば、営業部の人の中に「週1回だけ請求書関連の作業をする人」がいたとします。
こういった特例ユーザーに対して、わざわざ新しいプロファイルを作るのは大変です。

そんなときに便利なのが権限セット。
「請求書オブジェクトの閲覧と編集だけ」を許可する権限セットを用意して、対象者にだけ付与するということができます。

権限セットの特徴：

• 1人のユーザーに複数の権限セットを付けられる
• 柔軟でピンポイントな追加権限が可能
• プロファイルより細かい単位で管理できる

プロファイルと権限セットの違いまとめ

実務イメージで理解しよう

私の現場では、「プロファイル」は部門単位で分けてほぼ固定です。
そのうえで、社内で「管理者っぽい仕事を一部だけやる人」や「プロジェクト単位で特別な処理をする人」にだけ、権限セットを追加で付けています。

こうするとプロファイルが複雑になりすぎず、全体の管理もしやすいのです。

まとめ

Salesforceの「プロファイル」と「権限セット」は、どちらもユーザーの操作範囲を制御するための機能ですが、役割が違います。

• プロファイル：基本のアクセスルール
• 権限セット：あとから追加する柔軟なオプション

ユーザー管理をするうえで、この違いはしっかりと理解しておきましょう！