はじめに
Salesforceの勉強を始めたばかりの頃、「ロール？共有ルール？どう違うの？」と混乱していた私。
でも、仕組みを図や例でイメージできるようになると、意外とスッと理解できました。
この記事では、ロールと共有ルールの違いを初心者の方でも分かりやすいように整理してお伝えします。
ロールとは？〜組織の階層で見る権限〜
ロール（役職）は、会社の組織図のようなイメージです。
上司は部下のレコードを見ることができるけど、部下は上司のデータは見えない、そんな構造です。
Salesforceでは、ユーザーに「ロール」を割り当てることで、レコードの「縦の見え方」をコントロールできます。
- 営業部長 → 営業チーム全体の商談を見れる
- 営業担当 → 自分の担当分だけ見れる
つまり、ロールは「誰が誰のデータを見れるか？」を組織構造で定義するための仕組みなんですね。
共有ルールとは？〜例外的なアクセスの許可〜
次に、共有ルールです。これは一言で言えば、「本来は見えない人にも特別に見せる設定」。
たとえば、営業部とサポート部は別のロールにいて、基本的にお互いのデータは見えません。
でも、「特定の条件を満たすケースだけ、サポート部にも共有したい」といった場合に、この例外ルールを使います。
共有ルールでは、条件を設定してレコードを「他のロール・グループに共有」できるので、運用に柔軟性が出ます。
- 条件付きで商談をサポート部と共有する
- ある地域の顧客データだけマーケ部と共有する
ロールと共有ルールの違いまとめ
| 項目 | ロール | 共有ルール |
|---|---|---|
| 役割 | 基本の閲覧権限を階層で定義 | 例外的にアクセスを追加 |
| 制御の向き | 上位 → 下位（上司が部下のデータを見る） | 横方向もOK（他部門に共有など） |
| 使用目的 | 組織全体の基本構造 | 業務に応じた柔軟な調整 |
私がつまずいたポイント
最初は「ロールで全部管理すればいいじゃん！」と思っていました。
でも、業務が複雑になると、「例外的に見せたい」状況ってすごく多いんですよね。
そこで初めて、「あ、ロールと共有ルールってセットで考えるものなんだ」と気づきました。
おわりに：役割をセットで覚えるのがコツ！
Salesforceでは、ロールと共有ルールは補い合う関係です。
ロールでベースを作って、共有ルールで柔軟に調整する。これがアクセス制御の基本形。
運用の場面でも「この人にだけ見せたい」「あのチームにも共有したい」といった相談が来たときに、「あ、これは共有ルールで対応できるな」と判断できるようになります。
ぜひ、この2つをセットで覚えておいてくださいね！
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